بهره‌وری با چهار روز کاری در هفته

بهره‌وری

من در چند سال اخیر همواره در تلاش بودم تا بهره‌وری خود را افزایش دهم.کارهایی مانند خوابیدن بیش از ۷ ساعت در شبانه روز، دیر بیدار شدن از خواب و گیر کردن در ترافیک قابل کنترل است. اما این کنترل بیش از حد می‌تواند از بهره‌وری بکاهد.

مشکل اصلی این است که من فکر می‌کنم می‌توانم ساعات کمتری کار کنم اما بهره‌وری بیشتری نسبت به ساعاتِ کارکرد خود داشته باشم. این باور همراه با رنجی که من بخاطر هدر رفتن زمان‌های ناکارآمد متحمل می‌شوم به من این انگیزه را داد تا تصمیم بگیرم از وقتم هدفمندتر و مؤثرتر استفاده کنم.

اولین تلاش من با شکست مواجه شد. وقتی که سعی کردم ساعات کاری روزانه‌ام را بین ۱۴ تا ۱۸ ساعت در روز نگه دارم، پس از گذشت یک هفته متوجه شدم که بهره‌وری من به شدت افت کرده. تلاش‌های بیشتر من ثابت کرد که بهره‌وری‌ام در این شرایط کمتر از آن چیزی است که باید باشد. من به یک سیستم مدیریت زمان نیاز داشتم تا بتوانم کارکرد خود را بهتر سازماندهی کنم. یک مدیریت زمان خوب می‌تواند در تولید نتایج بهتر مؤثر باشد، اما بدون ایجاد تغییرات گسترده در شیوه‌ی کاری، نمی‌توان توقع داشت که شاهد افزایش بهره‌وری باشیم.

مدیریت زمان نیازمند این است که شرکت و یا کارفرمای شما تصمیم بگیرد که چه زمانی و چگونه وقت خود را سپری کنید و تا زمان حصول نتیجه از این تصمیم خود منصرف نشود. این کار نیازمند پرورش عادت‌های جدید است که باید هر روزه تکرار شوند تا حاصل آن عادت‌های مفیدی باشد که در فرهنگ کاری شرکت ریشه دوانده باشد.

بنابراین من در زمینه مدیریت زمان تغییراتی به وجود آوردم و به انجام آن‌ها متعهد شدم.  این تغییرات باعث پدید آمدن حس بهتری نسبت به بهره‌وری شخصی‌ام شد.

بهره‌وری

اخیراً شرکت جدیدی تأسیس کرده‌ام که آن‌ها هم احساس می‌کنند که از حداکثر ظرفیت خود نمی‌توانند استفاده کنند و وقت‌شان به شدت هدر می‌رود. این احساس این بار فقط مختص به من نبود بلکه تمام شرکت اینگونه بودند. ما به شدت ناکارآمد شده بودیم، مهلت‌های زمانی را از دست می‌دادیم و نتایجی کمتر از حد مطلوب را دریافت می‌کردیم. مواردی بودند که باید انجام می‌شدند، اما اینگونه نمی‌شد. این اثرات به دلیل کم کاری تیم نبود، اتفاقاً ما به سختی کار می‌کردیم، بعضی وقت‌ها آنقدر که از خستگی از پا در می‌آمدیم. من معمولاً آنقدر خسته بودم که نمی‌توانستم وقتم را با خانواده‌ام بگذرانم. مطمئناً کارمندان من هم شرایطی بهتر از من نداشتند.

به عنوان مدیر عامل، حل این مشکل در صدر کارهایی که باید انجام دهم قرار گرفت. چرا که هر چیزی که در ارتباط با بهتر شدن وضعیت کارمندانم و رسیدن به اهداف شرکت باشد برای من در بالاترین الویت قرار دارد. یک بار دیگر شرایط و راه حل‌های موجود را در این وضعیت بررسی کردیم. یکی از راه‌هایی که بعد از تجدید نظرهای چند باره، به آن رسیدم کار در چهار روز از هفته بود.

بهره‌وری

آیا این امکان وجود داشت که ما به جای پنج روز کار کردن در هفته، با چهار روز کار کردن به بهره‌وری و کارآمدی بیشتری برسیم؟ آیا این تصمیم جدید به ما زمان بیشتری برای وقت گذراندن با خانواده، دوستان و رسیدگی به زندگی شخصی‌مان نمی‌داد؟ بنابراین به عنوان یک شرکت، چهار روز کاری در هفته را در دستور کار قرار دادیم تا شرایط جدید را تجربه کنیم.

ما اخیراً از کارمندان درخواست کردیم که در مورد این تغییر جدید بازخوردی به ما ارائه کنند و خوشبختانه متوجه شدیم که اکثر آن‌ها نیز مانند من از این تجربه‌ی جدید راضی هستند که در نهایت باعث بهره‌وری و کارآمدی فعالیت‌های شرکت می‌شود.

فاکتورهای مؤثر در بهره‌وری
ما قبلاً تغییراتی برای بهبود کارآمدی در شرکت لحاظ کرده بودیم، اما این بار یک تغییر روش اصولی را در نظر گرفتیم که باعث شد متوجه شویم چگونه به بهره‌وری بیشتر دست یابیم. در اولین قدم، فاکتورهای مؤثر در کارآمدی را شناسایی کردیم، سپس محیط کار و ساعات کاری را متناسب با آن فاکتور‌ها تغییر دادیم. در اینجا لیستی از مواردی که در این پروسه، آن‌ها را کشف کردیم قرار داده شده:

  • بخش عمده‌ای از نتایج تولید شده، ۱۰ الی ۲۰ درصد از زمان کاری ما را به خود اختصاص داده است.
  • ما بیشترین بازدهی را در صبح داریم. احتمالاً به این دلیل که در ساعات صبح انرژی بیشتری داریم.
  • میزان استراحتِ ما به طور قابل توجهی در بازدهی ما مؤثر است. بیشتر اعضای تیم شب‌ها به حد کافی نمی‌خوابند.
  • وضعیت زندگی شخصی ما تأثیر قابل توجهی در میزان توانایی ما در کار کردن دارد.
  • هرچه امکانات بیشتری در اختیار کار مندان قرار می‌دهیم، آن‌ها هم چیز بیشتری به ما پس می‌دهند.

شناسایی و از بین بردن عوامل غیر ضروری
من در زندگی شخصی به طور مداوم در تلاش هستم تا عواملی که باعث کاهش بهره‌وری‌ام می‌شود را شناسایی کنم و آن‌ها را حذف یا تغییر دهم تا وقت بیشتری برای انجام کارهای مهم‌تر در اختیار داشته باشم. در شرکت مورد نظر نیز از این روش بهره بردم. بر اساس آنچه کشف کرده بودیم، یک جلسه طوفان فکری تشکیل دادیم و سیاست‌های زیر را توسعه دادیم تا از وقت‌مان نهایت استفاده را ببریم و به بازدهی مطلوب برسیم.

  • جلسات را فقط در هر زمان که نیاز اساسی حس می‌شد برقرار کنیم. ما متوجه شدیم که جلسات از پیش تعیین شده خروجی ارزشمندی برای ما ندارد. بنابراین تعداد برگزاری جلسات را محدود به مواقعی کردیم که مسئله مهمی نیاز به بحث و گفتگو داشته و یا در موردی باید تصمیم گیری می‌شد. ما همچنین مدت زمان ملاقات‌ها و تعداد شرکت کننده‌گان را بسته به نوع ملاقات‌ها محدود کردیم.
  • تقسیم هر روز به دو نیمه مساوی. طوری که نیمه اول به فعالیت‌هایی اختصاص می‌یابد که منجر به بازدهی شرکت می‌شود و نیمه دوم مختص به فعالیت‌هایی است که خلاقیت را در پی دارند. ما می‌خواستیم کارمندان در ساعات ابتدایی کار وقتی که انرژی بیشتری دارند، از خود بازدهی خوبی نشان دهند. به این معنی که به طور کامل بر روی وظایفشان تمرکز کنند. در نیمه اول روز کاری که برای دیگران مزاحمت به وجود آورد، چت کردن، ایمیل، برقراری ارتباطی از طریق نرم‌افزار‌های پیام رسان و به طور کلی هر گونه فعالیتی که می‌توان آن را در نیمه دوم روز انجام داد ممنوع بود.
  • کارمندان ساعات کار یکسانی داشته باشند. شروع ساعات کاری باید بین ۷ تا ۹ صبح باشد. به این ترتیب نیمه مربوط به فعالیت‌های پربازده پرسنل در یک زمان شروع شده و در یک زمان پایان می‌یابد. این باعث می‌شود کسی نتواند نیمه اول خود را زودتر تمام کند و فعالیت‌هایی داشته باشد که مانع تمرکز دیگر همکارانی شود که هنوز در نیمه‌ی اول خود قرار دارند.

بهره‌وری

دیگر روش‌ها برای صرفه‌جویی در زمان:

  • ارائه غذای رایگان در محل شرکت، بدین ترتیب نیازی نیست کارمندان برای تهیه غذا به بیرون از شرکت مراجعه کنند.
  • استفاده از Slack برای ارتباطات داخلی و خارجی.
  • استفاده از Basecamp برای مدیریت تمام پروژه و وظایف پرسنل.
  • استفاده از ربات‌های هوشمند برای جابجایی وسایل و دیوایس‌های شخصی.
  • اعتماد پرسنل به یکدیگر برای انجام وظایف مرتبط به همدیگر که باعث می‌شود سریع‌تر به هدف نهایی رسید.
  • استفاده از Sketch وInVision برای کشیدن طرح اولیه و به اشتراک گذاری ایده‌ها.
  • استفاده از اپلیکیشن‌های گوگل برای کار.
  • الویت‌بندی وظایف و توجه بیشتر با آن‌ها که الویت بالاتری دارند.

این تجربه‌ی جدید برای من چند جنبه شخصی نیز داشت. یکی از دلایلی که این روش با نتایج مثبت روبرو شد این بود که اعضای تیم می‌توانستند مدت زمان بیشتری را با خانواده و فرزندان خود بگذرانند. زمانی که تا قبل از این در شرکت هدر می‌شد و حتی کارهایی بودند که از شرکت به خانه آورده می‌شد.

نکته‌ی دیگر این بود که من توقع داشتم کارمندانم همیشه کار بیشتری انجام دهند. هرچه فشارهای من به آن‌ها بیشتر می‌شد، خروجی دورتر از سطح توقع من بود. در این روال من متوجه شدم که هر چه به کارمندانم اهمیت بیشتری دهم، آن‌ها به طور خود خواسته جواب توجه‌های من را با کار خوبشان پس خواهند داد. بخشنده بودن با کارمندان کار راحتی‌ است و من به عنوان یک صاحب کسب و کار، باید تصمیمات بزرگی بگیرم. با تخصیص دادن هفته‌ی کاری کوتاه‌تری به کارمندانم، آن‌ها توانستند به آنچه که برای‌شان اهمیت داشت دست یابند.

در حال حاضر حدود یک ماه از این شیوه‌ی جدید کارکرد شرکت می‌گذرد و نتایج آن هنوز نارس است، اما در همین مدت کم، آنچه در خروجی کار میبینم مرا مطمئن کرده که این تغییرات مثبت است.

حالا من شخصاً ۱۰ الی ۱۲ ساعت در روز کار می‌کنم و ۳ روز از هفته را به استراحت در کنار خانواده‌ام می‌گذرانم. در این شرایط بهره‌وری بیشتری از خودم و کارمندانم می‌بینم و هرچند امتیازاتی را به آن‌ها داده‌ام، اما کارمندانم نیز با بالا بردن کیفت کارشان، آن را جبران کرده‌اند.

بهره‌وری

ما هنوز به ۳ روز کار هفته فکر نمی‌کنیم و بعید میدانیم در شرایط کنونی باعث افزایش بهره‌وری شود، چرا که اعضای تیم سعی دارند به روال کنونی کار عادت کنند. هرچند به این زودی‌ها بهره‌وری را با ۳ روز کار در هفته تجربه نخواهیم کرد، اما هیچوقت از سعی برای افزایش بهره‌وری دست نمی‌کشیم و ایمان داریم افزایش بهره‌وری به معنی فشار آوردن به کارمندان نیست. به همین دلیل ما همواره در پی ایجاد تعادل بین کار و زندگی اعضای تیم هستیم.

منبع: این نوشته‌ای بود از Vitaliy Rizhkov در مدیریت شرکت PICR

minifeed-ad

نظر شما چیست؟

  • Melly ۲۴ خرداد ۱۳۹۵ , ۱۱:۰۹ ق٫ظ

    That saves me. Thanks for being so seinlbse!